Alle Jahre wieder… und plötzlich steht die Vorweihnachtszeit und damit die Weihnachtsfeier im Sportverein kurz bevor. Mit unserem Ratgeber möchten wir bei den Vorbereitungen bestmöglich unterstützen, sodass die Feier zum tollen Ereignis für alle Beteiligten wird.
Eine gute Organisation ist der erste Schritt für eine gelungene Weihnachtsfeier. Und je früher damit gestartet wird, umso entspannter wird die Vorweihnachtszeit für die zuständigen Organisatoren. Apropos zuständig: kommuniziert und verschriftlicht alle Aufgaben, sodass die Zuständigkeiten unter den Personen klar definiert sind.
Du möchtest sicherstellen, keinen Punkt in der Organisation deiner Weihnachtsfeier im Sportverein vergessen zu haben?
Mit unserer Weihnachtsfeier-Checkliste bist du bestens vorbereitet!
Rahmenbedingungen der Weihnachtsfeier im Verein
Soll die Weihnachtsfeier für den gesamten Verein, eine Abteilung oder unter einzelnen Sportgruppen veranstaltet werden? Sind nur die Mitglieder oder auch Angehörige eingeladen? Das sind Fragen, die sich vorab stellen. Meist hält man an altbewährtem fest. Vielleicht lohnt es sich aber auch, mal davon abzuweichen und die nächste Weihnachtsfeier neu aufzulegen.
Denkt bei den Feierlichkeiten dringend an die Obergrenze von 40 bzw. 60 Euro/Jahr, die für Zuwendungen an die Vereinsmitglieder zur Mitgliederpflege ausgegeben werden dürfen (Verpflegung, Geschenke usw.).
Datum wählen
Der Tag der Weihnachtsfeier wird bei vielen Vereinen bereits früh im Jahr bekanntgegeben, so können sich alle Mitglieder darauf einstellen und sich den Tag bzw. Abend freihalten.
Wer die Erfahrung gemacht hat, so mancher Gast fühlt sich durch zu viele Termine in der Adventszeit gestresst, kann auch eine Weihnachtsfeier als Neujahresfeier in den ersten Januar-Wochen veranstalten.
Ort festlegen
Soll die Feier auswärts stattfinden, muss der Veranstaltungsort, ob Restaurant oder sonstige Eventlocation früh genug gebucht werden. Auch wenn die Gedanken im Hochsommer noch ganz woanders sind: Zu dieser Zeit empfiehlt es sich bereits zu reservieren, insbesondere, wenn man eine Wunschlocation anvisiert. Aber auch die Weihnachtsfeier innerhalb von Vereinsräumen bzw. kommunalen Gebäuden muss frühzeitig geplant werden, sodass alle Vereinsabteilungen Platz finden.
Bedenkt auch die technische Ausstattung vor Ort: Wird eine Musikanlage und ein Verstärker für ein Mikrofon benötigt? Ist ein Beamer notwendig?
Motto ausarbeiten
Natürlich ist Weihnachten an sich bereits Motto genug, jedoch können witzige, kreative Mottos die Feier zum absoluten Highlight machen. So hebt sich die Vereinsweihnachtsfeier von anderen Festivitäten ab und bleibt lange im Gedächtnis. Das Motto kann sich dann über den ganzen Abend hinweg durchziehen, bei der Verpflegung, einer Kostümierung sowie in den Programmpunkten. Hier ein paar Beispiele:
- Internationale Weihnachten: Weihnachtsbräuche anderer Länder werden integriert
- VIPs only: Jeder Gast tritt als berühmte Person auf, die Rolle behält er die ganze Feier über
- Märchenhafte Weihnachten: Die Weihnachtsfeier verzaubert sich in einen Märchenzauber, besonders toll für Kinder
- Kostümmotto: Ordentlich was zu lachen gibt es bspw. bei einem Ugly Christmas Sweater-Wettbewerb
Einladungen verschicken
Eine Einladung mit den Details erfolgt dann ca. vier Wochen vor der Feier. Zur besseren Planbarkeit sollte in diesem Zuge eine finale Zu- oder Absage erfolgen. Auch etwaige Lebensmittelunverträglichkeiten sowie Essgewohnheiten können gleich mit abgefragt werden. Die Einladung kann per E-Mail oder auf dem Postweg erfolgen. Besonders ältere Generationen freuen sich meist mehr über eine traditionell haptische Einladung. Bei Jugendlichen und Erwachsenen kommt dagegen die digitale Einladung, die nicht verloren geht, oft besser an. Im Internet finden sich viele weihnachtliche und auch kostenfreie Vorlagen für Einladungen, die die Arbeit erleichtern.
Programmpunkte für die Weihnachtsfeier im Sportverein
Sind die Rahmenbedingungen organisiert, geht es an die Planung des Programms. Es empfiehlt sich, am Tag der Feier einen Zeitbeauftragten zu haben, der die angesetzten Programmpunkte grob im Blick hat.
Redebeiträge
Ansprachen, ein Jahresrückblick, Danksagungen an engagierte Vereinsmitglieder, das alles gehört bei den meisten Weihnachtsfeiern zum festen – und auch absolut wichtigen – Programmpunkt. Insbesondere Kinder fühlen sich durch lange Ansprachen jedoch schnell gelangweilt. Daher sollten Redebeiträge aller Art jeweils auf die Zielgruppe abgestimmt werden, möglichst kompakt und bestenfalls humorvoll verpackt sein. Für Auflockerung sorgen bspw. eingeblendete witzige Fotos aus dem Vereinsleben oder ein verkleideter Nikolaus, der die netten Worte und Aufmerksamkeiten verteilt. Bei Kinderweihnachtsfeiern im Sportverein kann auch eine Bewegungsgeschichte eingesetzt werden, die die Rede begleitet.
Bewirtung
Leckeres Essen gehört zu einer Weihnachtsfeier definitiv dazu. In welcher Form das geschieht, hängt von den Vorlieben der Gäste, der Anzahl an Gästen sowie den Örtlichkeiten ab:
- Buffet
Ein errichtetes Buffet ist super, wenn viele verschiedene Geschmäcker zusammenkommen, denn jeder kann sein Menü selbst zusammenstellen. Neben der professionellen Zubereitung der Speisen, können auch die Vereinsmitglieder selbst das Buffet zusammenstellen. Besonders Kinder erwarten kein außergewöhnliches Menü, sondern sind mit selbstgemachten Snacks bestens bedient.- Nachteile: Bei einer Selbstorganisation des Buffets sind die Vereinsmitglieder gefragt
- Menü
Ein serviertes Menü macht eine Feier gehobener.- Nachteile: unflexibel bei speziellen Essenswünschen, kostenintensiv
- Speisekarte
Wird in einer Gaststätte oder einem Restaurant gefeiert, ist à la carte die einfachste Lösung, denn hier kann jeder nach seinem Geschmack bestellen.- Nachteile: eignet sich nur für kleinere Runden
Vorführungen
Richtig ins Zeug legen müssen sich Vereinsmitglieder bei Programmbeiträgen, die im Vorfeld einstudiert werden. Beispielweise ein Scatch, ein kurzes Theaterstück oder sportartspezifische Choreographien.
Sportliche Unterhaltung
Eine Weihnachtsfeier im Sportverein ohne Sport? Hier eine Auswahl an sportlichen Programmpunkten für eure Feier:
- Turnier veranstalten: z. B. Fußball, Volleyball, Brennball
- Bewusst eine andere Sportart spielen, z. B. Schwimmverein spielt Squash
- Freizeitspiele anbieten: z. B. Tischkicker, Spikeball, Dosenwerfen
- Bewegungsparcour errichten (toll für Kinder)
- Weihnachtliche Sportspiele
- Teambuilding-Spiele
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Quiz
Ein Quiz kennt keine Altersbeschränkung, je nach den ausgewählten Fragen ist es für alle Mitglieder spannend. Besonders interessant wird es bei sportartspezifischem Wissen oder wenn Vereinsinsider gefragt sind, z. B.:
- Mitgliederanzahl, Anzahl an Abteilungen
- Torjäger
- Sportangebot in Stunden/Woche
- Motiv auf Vereinswappen
- Vereinsmotto
Zusätzlich kann ein kleines Präsent für den Gewinner oder die Gewinnermannschaft verlost werden.
Geschenke
Weihnachten ist ein guter Anlass, um den Vereinsmitgliedern und Vereinsverantwortlichen einmal ein großes Danke auszusprechen. In der Kombination mit einem kleinen Geschenk, freut es noch gleich viel mehr. Bei einer Kinderweihnachtsfeier ist der Nikolaus oder das Christkind bei der Geschenkübergabe beinahe ein Muss.
Im Onlineshop haben wir Euch sportliche Geschenkideen für Vereinsmitglieder zusammengestellt:
Wir wünschen Dir eine besinnliche Adventszeit und eine einzigartig tolle Weihnachtsfeier im Sportverein!
