Sportturniere sind das Highlight eines jeden Vereins, egal ob Fußballturnier, Handballturnier, Turnfeste, Turniere mit Kindern oder Erwachsenen. Eine sorgfältige Planung des Sportturniers ist entscheidend für den Erfolg, den Spaßfaktor für alle Teilnehmenden, aber auch Aspekte wie die Sicherheit am Turniertag profitieren von einer gut durchdachten Organisation. Die ausführliche Checkliste Sportturnier organisieren hilft Vorständen, Abteilungsleitern, Trainern und sämtlichen weiteren Ehrenamtlichen bei der Turnierplanung.
Turnier-Rahmenbedingungen festlegen
Die Idee zum Turnier ist da, wichtig ist nun ein Turnierkomitee zu bilden, in dem alle Entscheidungen getroffen und Aufgaben verteilt werden. Ebenfalls ist es wichtig einen Hauptverantwortlichen zu bestimmen. Bestenfalls passiert das sechs Monate vor dem angedachten Turnier. Bei der Festlegung des Datums sollten Termine wie Schulferien, Vereinsaktivitäten anderer Abteilungen, Veranstaltungen in der Umgebung usw. bedacht werden, damit möglichst viele am Turnier teilnehmen können, ob als Teilnehmer oder Zuschauer. Steht neben dem Datum auch der Austragungsort fest, muss schnellstmöglich die Genehmigung eingeholt werden, z. B. die der zuständigen Kommune/Stadt. Stehen die Rahmenbedingungen, müssen alle wichtigen Personen im Verein darüber informiert werden.
Zeitplan Turnierplanung
Turnierplanung: 4 – 6 Monate vorher
- Standortvoraussetzungen prüfen und bei Bedarf nachrüsten
- Ggf. Bankkonto eröffnen
- Kooperationspartner suchen zur Organisation und Finanzierung (Sponsoring)
- Turnier-Einladungen an andere Vereine/Vereinsmitglieder senden inklusive der Turnieranmeldungen
- Programmablauf festlegen
- Spielplan erstellen
- Mögliche Helfer/Betreuer informieren und Helferlisten verbreiten
- Ggf. Schiedsrichter anfordern
Turnierplanung: 2 – 3 Monate vorher
- Verpflegung organisieren (externe Anbieter wie Food Trucks und vereinsinterne Angebote wie z. B. Getränkeausschank, Kuchenspenden)
- Detailplanung der Programmpunkte (z. B. Ansprache, Kinderspiele, Musik inkl. GEMA-Richtlinien)
- Öffentlichkeitsarbeit starten (Pressemitteilung, Plakate, Social Media Posts, eigene Website, …)
- Individuelle Medaillen, Pokale, Urkunden und Turnierpreise besorgen
Turnierplanung: 1 Monat vorher
- Zeitplan für alle anfallenden Tätigkeiten erstellen
- Helferplan mit Zeitslots und Aufgabenbeschreibungen (Auf-/Abbau, Ausschank, Eintrittskontrolle, Springer, …) erstellen und verteilen
- Benötigte Sportgeräte und Zubehör überprüfen, wenn nötig aufrüsten
- Turnier-Teilnehmer zum exakten Turnierplan und dem Vorgehen informieren
- Öffentlichkeitsarbeit vorantreiben mit weiteren Details zum Turnierablauf und Rahmenprogramm
- Getränke und Lebensmittel vorbestellen (Getränkegroßhandel, Metzgerei, Bäckerei, …)
- Ausdrucke vorbereiten (Spielpläne, Plakate, Preislisten, …)
Turnierplanung: 1 – 7 Tage vorher
- Öffentlichkeitsarbeit mit Reminder für Besucher
- Ggf. Reminder an alle Helfer
- Lokale Presse einladen
- Gesamtes Material final überprüfen und am richtigen Ort bereitstellen (Lebensmittel, Sportgeräte, Erste Hilfe, Pokale, Musikanlage, Sitzmöglichkeiten, Zelte, …)
- Infrastruktur bereitstellen (Strom, Wasser, Spielfeld, …)
- Finanzen erledigen (Zahlungseingänge, Rechnungen, Wechselgeld, …)
To dos am Turniertag
- Alle Helfer/Betreuer/Schiedsrichter vor Ort einweisen
- Letzte Aufbauarbeiten
- Alle Turnier-Teilnehmer einweisen und betreuen
- Offizielle Eröffnung, Leitung des Spielbetriebs und Siegerehrung
- Abschlussworte zum Ende des Turniertags
- Abbau
Turnier-Nachbereitung
- Nachbesprechung einberufen mit allen Organisatoren:
- Erfolge besprechen
- Resonanz der Öffentlichkeitsarbeit auswerten
- Abschlussbericht Finanzen
- Verbesserungsvorschläge ausarbeiten
- Ggf. Befragung unter den Teilnehmern erstellen
- Nachträglichen Pressebericht verfassen
Sportturnier organisieren: Checkliste zum Download
Alle To dos in der praktischen Übersicht:
